Xao nhãng công việc – nên làm gì?

Để bắt kịp guồng công việc, nhân viên cần bám sát danh sách những điều cần làm và tìm ra nguyên nhân khiến mình bị phân tâm khi làm việc. Cùng Thẩm mỹ viện Ngọc Dung tìm hiểu ngay!

Một khảo sát thực hiện năm 2019 bởi Poly chỉ ra 99% nhân viên văn phòng bị xao nhãng trong giờ làm việc. Khi được hỏi, 48% người tham gia trả lời các yếu tố gây phân tâm ở văn phòng khiến họ khó tập trung vào công việc như tiếng nói chuyện, chuông điện thoại…

Nghiên cứu khác về sự xao nhãng ở nơi làm việc tại Mỹ năm 2022 cho biết người lao động cần tối thiểu 20 phút để quay trở lại với công việc sau khi bị phân tán tập trung.

Để hạn chế ảnh hưởng của các yếu tố gây phân tâm và bắt kịp nhịp độ công việc, nhân viên cần xác định rõ mục tiêu công việc và bám sát các hạng mục đặt ra cho từng ngày.

Bám sát danh sách việc cần làm

Khi bị chậm trễ kế hoạch bởi xao nhãng, nhiều người cố gắng bù đắp thời gian đã mất bằng cách tăng tốc độ làm việc hoặc thay đổi toàn bộ danh sách việc cần làm.

Tuy nhiên, cách này khiến chúng ta gặp nhiều rắc rối hơn vì sẽ mất thêm thời gian ổn định lại lịch trình hoặc bị rối khi không thể định hình được những đầu việc đã và cần làm.

Xác định lý do phân tâm

Khi kết thúc một ngày làm việc, tìm ra nguyên nhân khiến bạn mất tập trung là cần thiết để tránh tình trạng xao nhãng tái diễn.

Có 2 nguyên nhân có thể gây mất tập trung: yếu tố chủ quan, khách quan.

Với yếu tố chủ quan, những cảm xúc mang tính tiêu cực như lo lắng, mệt mỏi, bồn chồn… có thể khiến nhân viên khó chuyên tâm trong công việc. Bạn cần tìm ra các lý do đứng sau những xúc cảm này để xử lý chúng, cải thiện tâm trạng nhờ vận động, thiền hay điều chỉnh chế độ ăn uống.

Các yếu tố khách quan như tiếng chuông điện thoại, âm báo tin nhắn, những cuộc họp đột xuất và thói quen trò chuyện liên tục ở chỗ làm cũng có thể trở thành nhân tố khiến nhân viên mất tập trung.

Bạn nên để điện thoại ở chế độ rung hoặc im lặng, hạn chế lướt Internet ở chỗ làm và tránh bị phân tâm bởi môi trường xung quanh.

Ví dụ, nếu đồng nghiệp muốn nói chuyện về chủ đề ngoài công việc, bạn có thể từ chối để ưu tiên hoàn tất các công việc quan trọng trước.

Dành “thời gian đệm” cho kế hoạch

Ngoài ra, khi thiết lập kế hoạch làm việc cho ngày hôm sau, nhân viên nên dành ra khoảng thời gian đệm để có thể kéo dài hoặc rút ngắn thời gian cho các hạng mục một cách linh hoạt.

Các công việc cũng nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, việc quan trọng nhất sẽ được giải quyết đầu tiên. Theo đó, dù có bị trì hoãn kế hoạch, bạn vẫn có thể hoàn tất những đầu mục cấp thiết trước.

Việc thay đổi lịch trình làm việc một cách linh hoạt hoàn toàn bình thường. Dù vậy, nhân viên cần sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên và nỗ lực tuân thủ khung thời gian hạn định cho từng hạng mục để làm việc một cách hiệu quả.

Công thức 40:15:5

Thay vì cố gắng duy trì sự tập trung suốt cả ngày làm việc, bạn có thể tập trung xử lý công việc trong một khoảng thời gian cố định, sau đó là một quãng nghỉ ngắn.

Công thức làm việc được nhiều nhà quản lý và nhân viên áp dụng là 40:15:5. Theo đó, nhân viên cần tập trung làm việc mà không bị gián đoạn trong vòng 40 phút.

Sau đó, bạn có thể kiểm tra hòm thư, điện thoại trong khoảng 15 phút tiếp theo. Và cuối cùng, 5 phút còn lại nên được tận dụng để nghỉ ngơi, vươn vai thư giãn, nói chuyện cùng đồng nghiệp.

Nguồn: zingnews.vn